4.2记录的填写要求


4.2.1记录可以采用书面和电子媒体，如硬盘、磁带、磁盘、光盘等其他媒介；


4.2.2记录填写必须使用钢笔或圆珠笔，填写应当及时，内容真实完整，字迹清晰，当笔误时，应由记录人或授权人按《文件和资料管理程序》执行；


4.2.3记录必须用规定的文字符号和标准单位；


4.2.4具有永久性保存价值的OHS记录必须用碳素笔填写；


4.2.5记录中要求的签字或盖章必须是全名，并注明日期，一般不许代签；


4.2.6记录要可追溯相关的活动。


4.3记录的收集


4.3.1记录由各单位按日、月、季、年或某项活动结束后进行收集并交记录管理人员；


4.3.2记录应及时按记录形成的时间、规律和有机联系进行分类、整理；


4.4记录的编目


4.4.1记录按《文件和资料管理程序》中关于记录的编码方式统一进行编目；

4.4.2编目的内容：记录名称（题目）、记录单位（责任者）、编号、保管期限、编制日期、保密级别、并编制案卷号、填写封面；


4.4.3归档记录的装订、编目，由形成单位或部门负责；


4.4.4其它记录，各单位按时装订成册，进行编目，自行保存，以备查阅。


4.5记录的管理


4.5.1各部门应明确记录的保管人员和适宜的保存地点，对其保存的环境要经常检查，确保记录保存良好，避免损坏、变质或遗失；


4.5.2建立《记录清单》和索引，并上报安全环保部，以便于查阅；


4.5.3安全环保部将各单位、部门所有与OHS管理体系有关的记录汇总，并编制OHS体系《记录清单》和索引；


4.5.4计算机内的记录，要有备份，为防止原始记录丢失必须设置计算机病毒防火墙。各种电子媒体记录不得随意复制、拷贝。如需复制、拷贝须经该单位领导同意。


4.5.5具有法律效力的记录需长期保存。


4.6记录的查阅、借阅


经记录保存部门负责人同意，可在记录保存部门查阅所需记录，如需借阅时，应填写《记录借阅登记表》经双方负责人同意、登记并限期归还。


4.7记录的处置


凡超过保存期的记录，由责任部门记录管理人员填写《记录处置审批表》，经部门负责人批准后，按《文件和资料管理程序》统一处置，并填写《记录销毁登记表》。


4.8生产安保科将定期、不定期对OHS相关记录的管理进行监督检查。发现不符合项按《不符合纠正与预防措施管理程序》执行。


5. 相关文件


5.1《协商与信息交流管理程序》             


5.2《文件和资料管理程序》                 


5.3《不符合纠正与预防措施管理程序》      


6. 记录


6.1《记录清单》