1.3.4    文件获得

a)文件应发放至使用部门，并保证使用者能获得最新有效的版本。当某份文件需发至多部门或多个人员时，通常文件批准原件后再复印；发放时在复印件加盖特别标识，如“红色受控印章”以防止擅自复印而造成失控。

b)文件不一定直接发至使用者，但使用者应知道在何处获得所需的文件。

c)文件发放建议进行文件发放的记录

    1.3.5    文件识别

a)       文件之间识别可以采用对文件进行分层、分类编号的方式以及采用文件名区分。

b)      文件状态的识别采用修订状态的方式。

c)文件编写方法及修订状态标识方式应在文件控制程序中规定。文件持有人识别可以通过对持有人编号进行。

1.3.6  外来文件控制

a)规定外来文件识别的方法，如按外来标准、顾客类型或产品类型进行不同的文件标识。

b)可以直接采用外来文件自有的标识（编号、版本），但当外来文件标识不够完善或系统时组织可以规定采用自己的文件控制要求进行标识以方便控制。

c)外来文件的分发控制可以通过规定发放范围（或批准）并进行发放记录。

    1.3.7    作废文件控制

a)为防止作废文件的使用，通常情况下可以将作废文件及时收回。

b)当需要保留作废文件时（如作对照参考），需要作相应的标识如“作废”标识以

       防误用。