ISO9000:2000标准理解培训教材 (4)
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5.讨论区
5.1 公司通过成立一个文件控制中心这样的专门组织来对文件进行统一管理,还是由各部门控制自己部门的文件?
提示:5.1.1 不是标准的要求,要根据公司运作的状况来决定,如:
a)公司的规模
b)文件的多少
c)文件的复杂性
d)各部门人员的能力
e)公司现有组织
f)公司内部电脑系统的运用
g)现文件控制状况
5.1.2 设立文件控制中心可能会有益处,如:
a)更容易规范、统一
b)控制更方便
a) 不容易出错
5.1.3 可能带来的不利处是可能造成效率的降低
6.案例分析
某公司为了提高运作效率,充分利用现有的电脑资讯系统,将公司的所有文件包括质量管理体系文件都放到内部网上,通过OA(办公自动化)系统或专门的文件控制系统运作。管理者代表担心一旦进入该系统后文件可能失控。
分析:(1)文件可以以电子文档的形式出现。
(2)要确保在电子文档放到网上之前是得到控制的(即经过了批准等控制)。
(3)通常网上的文件是作为使用者参考可以直接使用的,因此要确保网上的文件同样受控,包括:
a)发布前已得到批准
b)如需更改应再批准
c)能识别文件的更改和修订状态
d)能获得有效版本
e)作废文件有标识或不能查阅
解决办法:
(1)如果仅仅是将已批准的文件以电子文档保存放到网上便于查阅,可以:
a)先采用对书面文档进行批准;
b)电脑上设置权限,确保电子文档不能随意更改;
c)当需更改时采用局面文档审批后再更改电子文档;
d)对电子文档与书面文档作同样的标识,包括编号、更改及修订状态等。
(2)如果取消书面文档全部采用电子文档,可以:
a)按照文件控制要求设置文件的权限,包括:评审、批准、更改、查阅等;
b)在网上建立文件后交相应权限人员批准;
c)通过网络批准电子文档;
d)通过网络更改文件,更改后再送批准;
e)电子文档自动或人工进行修订状态的标识;
f)用新文件替代被更改的文件或对作废的旧文件有标识;
注意:对无法使用到电脑的人员如需要文件时往往还要考虑发放书面文件(如生产线的员工),此时电子文档与书面文档并存。
4.2.4 质量记录的控制
1.标准理解
1.1 记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件(GB/T19000-2000 idtISO9000:2000)
1.2 质量记录属于特殊类型的文件,可用于质量方面追溯性的要求并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。