5.5  职责权限和沟通

5.5.1 职责和权限

1.理解要点

1.1确保规定组织内与实施质量管理体系有关的各职位的职责

1.2规定相关职位的权限

1.3规定相关职位的相互关系

1.4对上述职责、权限及相互关系进行沟通

2.实施步骤及方法建议

2.1实施步骤

2.1.1       确定实施体系所需的组织职位

2.1.2       明确职位的相关关系

2.1.3       按体系要求将职位职责分解

2.1.4       明确履行职责时的权限

2.1.5       以文件方式规定职责、权限及相互关系

2.1.6       了解、沟通文件中职责的规定

2.2  实施方法 

2.2.1   确定职位及相互关系

a)可以描述部门组织结构图将各部门及部门的关系（矩阵式或职能式）

b)将部门的职位加以明确，描述职位的结构图

2.2.2   将每个职位对应的职能进行分解(见例)

a)列出所有相关职位

b)列出体系要求并将体系要求分解

c)以矩阵图方式指出职位职责与体系要求相关关系

2.2.3   以文件方式（可以结合人力资源管理中职位描述job  discription 的要求）表述职位的职责和权限并在相关程序中再次明确。

2.2.4   通过培训、教育加以沟通了解

3. 程序要求

职位说明书，建议以作业指导书形式发布

4.错误的理解

4.1组织的职责和权限要求主要指要明确组织各部门的职责、权限

说明：应指各相关职位的职责、权限

4.2只有管理层人员才需有权限规定

说明：操作层人员如检验人员才可能有权限的规定

4.3职责的规定应在手册中加以描述

说明：可以以任何文件形式加以规定

5.讨论区

5.1            组织内的职责、权限及相互关系应由谁来规定？描述职责权限及相互关系时应考虑哪些内容？

6.案例分析

某公司的职责描述都有两份，一份是针对ISO9000要求，另一份是ISO9000以外的职责要求，如财务、环境、安全卫生等，请分析两份是否可以合并成一份各有什么优缺点？

 

5.5.2管理者代表

1.    理解要点

1.1  管理者代表由最高管理者指定

1.2  管理者代表应是一名管理人员

1.3  管理者代表不一定是专职人员，可以履行其它职责

1.4  管理者代表的职责和权限三个方面

1.4.1体系过程相关职权：确保建立、实施和保持质量管理体系过程

1.4.2报告职权：向最高管理者报告体系业绩和改进需求

1.4.3提高意识职权：整个组织提高对顾客要求的意识

1.4.4可以包括外部联络的职权