一．体系文件的受控标识
1)体系文件分为受控文件和非受控文件，应分别加盖“受控文件”和“非受控文件”印章，“受控文件”应制定程序对其进行控制；

2)OHS管理手册、程序文件和作业文件用于对外宣传和交流时，可加盖“非受控文件”印章，不作跟踪管理，组织内部使用时，必须加盖“受控文件”印章，列入受控范围；

3)需增领文件时，应到文件管理部门按手续领取，严禁自行复印；

4)持有者应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失。
二．文件发行版本、修改码、文件和记录编码
发行版本——首版为A，以后换版为B、C、D……

修改码——未作修改时为0，以后修改依次为1、2、3……

文件编码——是体系文件的识别标记，一个文件只能有唯一的一个编码。推荐程序文件和作业文件的编码规则为：

※ ※/OHSMS   ※  ※  ※

                          作业文件顺序号

                          程序文件顺序号

                          要素顺序号

                          体系代码

                          组织代码

 

※ ※/OHSMS  ※   ※  ※  ※※

                                 OHS记录号

                                 作业文件顺序号

                                 程序文件顺序号

                                 体系要素号

                                 体系代码

                                 组织代码
三．体系文件版面要求
组织OHS管理手册、程序文件的编制建议采用标准形式，基本要求应符合GB/T1.1《标准编写的基本规定》，但文件编码、页码等其它要求应满足程序文件特有的规定。作业文件不采用标准形式编制。体系文件和记录（专用票据除外）版面推荐均采用A4纸，如图表较大可折叠装订。